Assurance contre la malhonnêteté des employés à Bali : que couvre réellement Fidelity Guarantee ?

L'assurance de garantie de fidélité (également appelée assurance contre la malhonnêteté des employés) rembourse à une entreprise les pertes financières directes causées par un employé permanent qui vole, détourne ou s'approprie frauduleusement de l'argent, des titres ou des biens appartenant à l'entreprise pendant la période de validité de la police.

Elle ne couvre pas les vols commis par des tiers, les fraudes commerciales en général, ni les pertes impliquant des sous-traitants et des travailleurs indépendants, mais uniquement les actes commis par le personnel permanent de l'entreprise.

Si vous dirigez une société de gestion de villas, un groupe de restaurants, une chaîne de magasins ou toute autre entreprise à Bali dont le personnel manipule des espèces, des réservations, des stocks ou des fonds de clients, il s'agit de l'un des rares produits d'assurance conçus spécifiquement pour le risque que vous ne pouvez pas filmer : la personne en qui vous avez confiance.

Un scénario que tous les chefs d'entreprise à Bali reconnaîtront.

Une société de gestion de villas à Canggu emploie une responsable de la réception qui gère les paiements et les dépôts de garantie des clients depuis trois ans. Pendant dix-huit mois, elle sous-déclare discrètement le taux d'occupation aux propriétaires, empoche la différence sur les réservations en espèces et manipule le système de réservation pour dissimuler ses agissements. La fraude n'est découverte que lors d'un audit de routine, et le préjudice s'élève alors à plusieurs centaines de millions de roupies.

Il ne s'agit pas d'une hypothèse. C'est le scénario de sinistre le plus fréquent dans les secteurs de l'hôtellerie et de la gestion immobilière à Bali, Lombok et Jakarta, où la manipulation d'espèces, les dépôts de garantie des clients et un personnel administratif peu supervisé sont la norme. Sans la garantie de fidélité, cette perte incombe entièrement au propriétaire. Avec cette garantie, la perte fait l'objet d'une réclamation.

Ce que couvre réellement la garantie Fidelity

Fidelity Guarantee couvre les pertes pécuniaires (financières) résultant de :

• Vol : vol d'argent ou de biens de l'entreprise par un employé

• Détournement de fonds : un employé s'approprie indûment des fonds qui lui sont confiés dans le cadre de ses fonctions.

• Détournement frauduleux : manipulation malhonnête des registres, des comptes ou des transactions visant à détourner les actifs de l'entreprise à des fins personnelles.

Les pertes couvertes peuvent inclure les espèces, les soldes bancaires, les titres, les stocks et autres biens appartenant à l'employeur, pourvu que l'acte malhonnête soit :

1. L'acte a été commis par un employé , plus précisément un employé permanent , et non par un contractuel, un stagiaire, un travailleur indépendant ou un fournisseur tiers.

2. Survenu pendant la période de couverture de la police

3. Peut être prouvé par une preuve de perte adéquate (plus de détails ci-dessous).

Ce que cela ne couvre pas

C’est là que la plupart des chefs d’entreprise se trompent concernant le produit, il est donc important d’être direct :

• Personnel non permanent : les travailleurs contractuels, le personnel en période d’essai (selon les termes de la politique), les pigistes et le personnel externalisé sont généralement exclus, sauf mention contraire dans la politique.

• Vol par un tiers : cambriolage, vol qualifié ou vol commis par une personne qui n’est pas votre employé relève d’une police d’assurance distincte contre les crimes ou les biens, et non de la Garantie Fidelity.

• La négligence ou les performances médiocres d'un employé : une erreur involontaire, un mauvais jugement ou une erreur opérationnelle ne constituent pas de la « malhonnêteté ». Cette politique vise les actes criminels intentionnels, et non l'incompétence.

• Les pertes indirectes (atteinte à la réputation, perte d'activité commerciale ou frais d'enquête sur la fraude) ne sont généralement pas couvertes, sauf si la police d'assurance le prévoit expressément.

• Perte constatée mais non prouvable : les assureurs exigent des preuves documentées, c’est pourquoi les contrôles internes sont aussi importants que la police d’assurance elle-même.

Qui à Bali en a réellement besoin ?

La garantie de fidélité est particulièrement pertinente pour les entreprises où un petit nombre d'employés de confiance ont un accès non supervisé à l'argent, aux stocks ou aux actifs des clients :

• Sociétés de gestion de villas et de propriétés : systèmes de réservation, dépôts de garantie, versements aux propriétaires

• Hôtellerie-restauration (restaurants, bars, clubs de plage) : gestion des espèces, rapprochement de caisse, autorisation de paiement des fournisseurs

• Chaînes de vente au détail et de restauration : démarque inconnue, manipulation des points de vente

• Entreprises de commerce et d'import/export : personnel habilité à signer les paiements aux fournisseurs ou aux clients

• Toute entreprise employant un comptable, un agent comptable ou un caissier travaillant avec une supervision limitée

Le point commun n'est pas la taille de l'entreprise, mais la concentration de la confiance . Une société de cinq personnes gérant une villa et dont une seule personne tient les comptes présente sans doute un profil de risque plus élevé qu'une entreprise de cinquante personnes aux responsabilités financières bien définies.

Comment fonctionne réellement une réclamation

Étant donné que cette garantie couvre un acte intentionnel plutôt qu'un accident, les assureurs exigent un niveau de preuve plus élevé que pour la plupart des réclamations :

• Preuve de la perte : preuves documentées de la survenance du sinistre (documents financiers, conclusions d'audit, écarts de rapprochement).

• Identification de l'employé : la politique s'applique à l'acte d'une personne nommée ou identifiable, et non à un manque à gagner inexpliqué.

• Période de découverte : la plupart des polices fonctionnent sur le principe de la « découverte pendant la période de validité de la police », ce qui signifie que la découverte du sinistre (et non nécessairement l’acte lui-même) doit intervenir pendant la durée de la police. C’est pourquoi une couverture continue et sans interruption est essentielle.

• Vérification du statut d'emploi : l'assureur confirmera que la personne était un employé permanent au moment de l'acte.

C’est pourquoi la Garantie Fidelity est plus efficace lorsqu’elle est associée à des contrôles internes de base, à la séparation des tâches, à des rapprochements réguliers et à des pistes d’audit, plutôt que de s’y substituer. Cette police d’assurance est conçue pour pallier les défaillances des contrôles, et non pour les remplacer.

Pourquoi cet aspect est souvent négligé dans la planification des assurances d'entreprise

La plupart des chefs d'entreprise à Bali assurent leurs bâtiments, leurs véhicules et parfois leur responsabilité civile, mais négligent d'assumer le risque lié à leurs employés. C'est une perspective délicate à envisager, car elle implique de reconnaître que la personne qui gère votre caisse ou votre agenda pourrait un jour être à l'origine de pertes, au lieu d'être celle qui vous en protège.

C’est précisément ce désagrément qui explique le manque d’assurance. Ce n’est pas un produit que l’on prend plaisir à acheter, mais c’est l’une des rares couvertures qui indemnise un risque auquel chaque entreprise manipulant de l’argent liquide à Bali est confrontée quotidiennement.

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Be Protected Indonesia conseille les entreprises de Bali, Lombok et Jakarta en matière de garantie de fidélité et d'assurances professionnelles plus générales, grâce à son réseau de plus de 20 assureurs agréés. Si vous gérez du personnel ayant accès à des espèces, des stocks ou des fonds clients, contactez-nous avant d'avoir besoin d'une assurance, et non après.

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